Schreibservice
Die Schrift als zentraler Bestandteil unserer Kommunikation wird von mir mit dem
höchsten Respekt behandelt. Die Vielfältigkeit der Benutzung sämtlicher Worte in all ihren möglichen Zusammenstellungen ist grenzenlos. Deinem Schriftstück widme ich deshalb meine ganze Aufmerksamkeit mit dem nötigen Fachwissen an Rechtschreibung und Schreibleistung. Wenn dir die Zeit oder auch einmal die Lust fehlt, sich spätabends nach einem langen Tag an die Tastatur zu setzen, nehme ich gerne diese Aufgabe ab, damit du dich in Ruhe z.B. deiner Familie und deinen Freunden widmen kannst. Auch wenn es sich um wichtige Unterlagen für bspw. Vertragsabschlüsse oder Sitzungsprotokolle handelt, unterstütze ich dich gerne zeitnah und unkompliziert.
Schriften:
- Erstellung von Reinschriften handverfasster Texte und von Druckvorlagen
- allgemeines skizzieren und verfassen von Texten
- Geschäftliche Korrespondenz
- Erstellen von Serienbriefen
- Formatierung nach Kundenwünschen
Transkriptionen von:
- Phonodiktaten
- Besprechungsprotokollen
- Geschäftliche Korrespondenz
- Interviews
- Konferenz- und Meetingaufnahmen
Allgemeine Unternehmensverwaltung:
- Fristen- und Terminkoordination
- Erstellen von Rechnungen und Lieferscheinen
- Erstellen von Reisekostenabrechnungen
- Erfassen von Adressdateien
- Versandservice, z. B. bei Mailingaktionen
- Eilaufträge und Bearbeitungen übers Wochenende sind nach Absprache möglich!
Aktenverwaltung allgemein
Es gibt die häufig gestellte Frage, warum Bergsteiger auf Berge steigen. Nun, als Antwort hört man immer: Weil sie da sind. Warum interessiere ich mich vom Büroservice ebenfalls für Berge? Für Berge aus Papier und Ordnern, Zahlen und Daten? Nun, der Grund ist hier derselbe: Weil sie da sind. Sie wollen bezwungen werden, sie stellen eine Herausforderung dar. Sie locken mich mit ihrer Ästhetik, schieren Größe und Wucht, mit schlanken Pfeilern und scharfen Graten in der Statistikkurve.
Mich zeichnet es aus, dass ich keine Angst vor der Mächtigkeit der Schichten haben. Alles muss an seinen Platz, wo es hingehört. Mit dir zusammen finden die Dinge ihren angestammten Ort. Und wo es der Notwendigkeit bedarf, erstelle ich eine saubere Übersicht und Sortierung, um das gewünschte schnellstmöglich ablesen und finden zu können.
- Ablage von Briefen
- Sortieren von Artikeln nach Datum, Autor, etc.
- Aktualisieren von Katalogen
- Archivieren und Zuordnen von Fotos
- Bearbeitung von Ordnersystemen und Digitalarchiven
- allgemeine Büroorganisation und –strukturierung
- Aufbau von Ablagesystemen
- Unterstützung beim Ausfüllen behördlicher Formulare
Postservice
bei Ihnen im Haus
Aus der Erfahrung weiß ich sehr genau, wie einfach es ist, einen Brief aus dem Briefkasten zu nehmen und ihn im Büro in das Posteingangsfach zu legen. Aus der Erfahrung weiß ich auch, wie lange es manchmal dauern kann, bis der Brief im gefüllten Eingangsfach gefunden und bearbeitet wird, nach dem Motto „Da ist ja noch was!“.
Deine Eingangspost bedenke ich mit der notwendigen Aufmerksamkeit und kann regelmäßig bei dir im Unternehmen den Posteingang bearbeiten. Alle wichtigen Unterlagen können anschließend gleich durch mich weiterbearbeitet werden. Du erhältst von mir eine Notiz über den Eingang und den Weiterweg. Durch diese Vielseitigkeit meiner Kompetenzen ist es möglich, einen Großteil der Verwaltung automatisiert abzunehmen.
Eingangspost:
- Entgegennahme deiner Post mit Eingangsnachweis
- Weiterleitung an eine andere Postanschrift
- Weiterleitung per Telefax
- Scannen der Papierpost und Weiterleitung der digitalen Kopien
- direkte Bearbeitung der Post, z. B. Beantwortung von Anfragen
- Information über Posteingänge nach deinen Wünschen und Vorgaben
- Auflisten der Posteingänge
- Abruf deiner E-Mails mit weiterer Bearbeitung
Ausgangspost:
- Versand von Briefen und E-Mails, auch in Verbindung mit meinem Schreibservice
- Führen von Postausgangslisten und Ablage von Ausgangskopien
Unterstützung bei Mailingaktionen:
- Versand
- Bearbeitung des Rücklaufs
- telefonische Nachfragen
- Terminvereinbarungen
Virtuelles Büro / Postadresse / Geschäftsadresse
Wo es mir des Öfteren nicht anders ging, als ich von einer längeren Abwesenheit nach Hause kam, der Briefkasten gefüllt war und die restliche Post, von den Nachbarn herausgenommen, auf dem Tisch lag. Der Anrufbeantworter war besprochen und eine lange Email-Liste harrte ihrer Dinge im Computer. Die Aufarbeitung wartete umgehend auf mich.
Um dir den Nachbarn zu ersparen, kann ich dich durch die regelmäßige Kontrolle Ihrer geschäftlichen Korrespondenz unterstützen und das Risiko vermeiden, dass in der Abwesenheit wichtige Unterlagen übersehen werden. Für dich sorge ich mit meiner Verantwortung für Ordnung im Postein- und auch im Postausgang.
Diese beinhaltet
- die Annahme und Sichtung deiner Post,
- das Öffnen der Post und Einteilung nach Wichtigkeit,
- die Mitteilung / Weiterleitung deiner bei uns eingegangenen Post per E-Mail,
- die Aufbewahrung deiner bei uns eingegangenen Post oder Nachsendung an eine von dir gewünschte Anschrift und
- das Führen eines Postein- und ggf. Postausgangsbuches.
Maßnahmen zur Geheimhaltung und zum Datenschutz
Stefan Hiel ist verpflichtet, über alle Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichwohl es sich dabei um die Auftraggeber selbst oder deren Geschäftsverbindungen handelt, es sei denn, ein Auftraggeber entbindet sie ausdrücklich in schriftlicher Form von dieser Schweigepflicht.
Den gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Teledienstedatenschutzgesetzes (TDDSG) wird Folge geleistet. Unter anderem werden Maßnahmen getroffen zur Gewährleistung,
- dass betriebsbereite Datenverarbeitungsanlagen nicht unbeaufsichtigt sind,
- dass Passwörter, die zur Kontrolle des Zugriffs auf Datenverarbeitungsanlagen eingerichtet worden sind, nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden,
- dass ausschließlich dazu berechtigte Personen auf personenbezogene und unternehmensinterne Daten zugreifen können,
- dass die Datenverarbeitungsanlagen vor Diebstahl und Beschädigung geschützt werden,
- dass Datenträger nicht unbefugt gelesen oder kopiert werden können,
- dass die Bildschirme der Datenverarbeitungsanlagen während der Arbeit von unbefugten Dritten nicht eingesehen werden können und
- dass bei einem etwaigen Transport von Datenträgern diese vor Diebstahl und unbefugtem Gebrauch geschützt werden.
Nach Beendigung der Zusammenarbeit mit einem Auftraggeber werden alle personenbezogenen und unternehmensinternen Daten, welche aus dieser Tätigkeit existieren, vernichtet, d. h. digitale Daten werden von der Datenverarbeitungsanlage gelöscht, Datenträger werden unlesbar gemacht, etwaige Papierausdrucke werden anonymisiert entsorgt.
Eine Verpflichtung zu Geheimhaltung und Datenschutz ist Vertragsbestandteil der Dienstleistungsverträge zwischen Stefan Hiel und seinen Kunden.
Zur Wahrung des Datenschutzes arbeite ich diskret, vertraulich und zuverlässig!
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